Lesen, speichern, finden: mein täglicher Workflow

Kurz nach Ostern beginnt das neue Semester, und dann wird eine neue Studentengruppe mit mir die aktuellen Diskussionen in PR, Marketing und Onlinekommunikation verfolgen, und über die PR-Fundsachen werden die Studies sich daran beteiligen, wie ich es neulich in meinem Zwischenfazit zu zehn Jahren Bloggen in der Lehre angekündigt habe. Dies setzt natürlich entsprechende Abläufe voraus. In diesem Artikel geht es um ein paar grundsätzliche Überlegungen dazu. Zudem stelle ich meinen täglichen Workflow vor, um Up-to-Date zu bleiben und vor allem, um später mit besonders wichtigen Beiträgen weiter arbeiten zu können. Sicher hat jeder Webworker seine eigenen Abläufe, aber vielleicht steckt für manche Leser der ein oder andere hilfreiche Baustein drin. Und natürlich freue ich mich auf Hinweise, wie man noch reibungsloser mit den Informationsströmen mitschwimmen kann. Denn mit solchen Arbeitsabläufen kann man eigentlich nie zufrieden sein, muss sie laufend anpassen.

Mitschwimmen und vernetzen

Aktuelle Diskussionen der Branche zu verfolgen und möglichst daran teilzuhaben, zählt für mich zu den Grundanforderungen in Kommunikationsberufen. Auf der einen Seite hat dies damit zu tun, dass Profis in der Lage sein müssen, alle Instrumente zu nutzen, um ihre Ziele und Zielgruppen bestmöglich zu erreichen. Auf der anderen Seite bringt dies persönliche Vorteile: Nur so bleibt man auf dem Laufenden, lernt durch die Meinungen anderer und das Kennenlernen von Fallbeispielen, neuen Tools und Studien etc.. Und wie wir wissen, gibt es im (Social) Web viele Möglichkeiten zu einem solchen Austausch. Klar ist aber: „Austausch“ bedeutet Nehmen und Geben, setzt also auch die aktive (!) Beteiligung an Fachdiskussionen im Web voraus – und ist nebenbei ein Baustein für das Personal Branding.

Bezogen auf Onlinenutzung von Studierenden hat Kerstin Hoffmann, die regelmäßig als Dozentin unterwegs ist, mit einigen Beobachtungen neulich eine Diskussion angestoßen (die allerdings nach meiner Beobachtung vor allem von anderen Dozenten und Beratern geführt wurde). Bei ihren Studenten hat Kerstin beobachtet, dass zwar alle toll technisch ausgestattet sind,

„aber aktive, publizierende Präsenz in den großen Netzwerken, die zum derzeitigen Kanon der digitalen Unternehmenskommunikation gehören, ist eben nicht unbedingt ihre Sache.“

Das ist an sich nicht weiter verwunderlich, folgen wir der 90:9:1-Regel – aber: (angehende) Berufskommunikatoren müssen in dieser Hinsicht anders ticken als alle anderen Nutzer. Dies muss im Rahmen der Professionalisierung also entwickelt werden. Dabei fehlt es nicht unbedingt an Motivation, sondern die Studierenden müssen sich zum Teil erst freischwimmen. Dies hatte vor längerem eine Studentin in einem Kommentar hier im Blog bestätigt:

„Wir verfolgen zwar alle aktiv die Blogosphäre und die aktuellen Diskussionen, doch es gibt eine Hemmung, sich dazu frei im WWW zu äußern. Wie Sie es schon treffend formulierten: Wir sind eben (noch) keine Profis und fühlen uns gegenüber anderen (PR-)Bloggern unterlegen. Natürlich haben wir eigene Meinungen zu den Themen, aber fragt man sich: kann man als Student wirklich profundes Wissen zu aktuellen Diskussionen beisteuern?!“

Neben dieser natürlichen Hemmung ist mir aufgefallen, dass sich für Studierende oft die Frage stellt, zu welchem Thema sie denn publizieren könnten. Aber genau deshalb ist das Publizieren im Web – verbunden mit Strategien der Vernetzung und dem individuellen Reputationsaufbau – Inhalt einer eigenen Lehrveranstaltung. Und durch den Bezug zur PR ist das Thema geklärt.

Herausforderungen

Die große Herausforderung ist also eine doppelte: Erstens besteht sie darin, den allgemeinen Newskonsum zu erweitern um Fachthemen. Zweitens gilt es, die Brücke zu schlagen vom passiven Konsumieren zum Vernetzen mit anderen in der Branche und der Kompetenz des Publizierens – hier wiederum zu Fachthemen aus Marketing und Kommunikation. Viele Aspekte dazu werden wir im Seminar erarbeiten.

Hier soll es ja hauptsächlich um einen täglichen Workflow gehen, der Voraussetzung für alles Weitere ist. Notwendig ist, dass jeder selbst ausprobiert und die eigenen Abläufe immer weiter optimiert. Wenn ich mir Gedanken mache, wie ich meine eigenen Abläufe verbessern kann, drehen sich diese meist um die folgenden Überlegungen:

• Empfehlungen anderer sind wertvoll, besonders wenn sie nicht genau das selbe machen bzw. sie nicht genau das Selbe interessiert wie mich.
• Empfehlungen anderer sind von Zufällen abhängig: Haben sie selbst gerade Zeit, nach Infos zu schauen und diese zu teilen? Wie oft schaue ich in meinen Newsstream? Was wird (v.a. auf Facebook) mir ausgespielt oder nicht?

Zwischenfazit: Digitalen Kuratoren folgen ist super, reicht aber nicht, um systematisch informiert zu sein. In diesem Zusammenhang ist die in der faz beschriebene Verzerrung der Realität durch Algorithmen zu sehen.

Weitere Anforderungen:

• Mir wichtige Publikationen/Blogs etc. möchte ich deshalb systematisch wahrnehmen und zwar nicht nur, wenn ich grade mal in einen Newsstream schaue.
• Das Ganze muss natürlich unabhängig vom Device funktionieren.
• Da ich im Lauf einer Woche sehr viel lese, muss ich besonders wichtige Informationen problemlos wiederfinden. Diese kann ich für eigene Blogposts genauso aufgreifen wie für andere Veröffentlichungen, für Lehrveranstaltungen, Vorträge.

Zwischenfazit: Eine Anzahl von Angeboten sollte man abonnieren und damit zuverlässig bekommen. Ich ziehe RSS vor, ergänzt durch einzelne Mail-Abos (ja, ja, das mag nicht jede/r). Das Lesen muss immer und überall möglich sein und das Speichern fürs spätere Auffinden möglichst nahtlos funktionieren.

Mein Ansatz

Die wichtigsten Tools und Plattformen sind für mich Feedly, TweetDeck bzw. mobil die Twitter-App, Facebook, Mail, Diigo – fast alle verbunden durch Webautomation (IFTT). Bewusst habe ich in den letzten Monaten die Zahl der genutzten Tools reduziert. Weitgehend verabschiedet habe ich mich zum Beispiel von Flipboard, Pocket, G+.

Im Einzelnen funktioniert mein Newskonsum, wenn es um Fachthemen geht, so:

• Kuratiertes mehrmals täglich: Auf Facebook und Twitter finde ich Kuratiertes bzw. besonders Aktuelles. Durch Listen, die in Tweetdeck als eigene Spalten auftauchen, „bremse“ ich den Infofluss bei Twitter. Habe ich wenig Zeit, schaue ich nur mal rein, was die mir fünf wichtigsten Kuratoren twittern. In anderen Gruppen stecken Kollegen, Studierende, News-Angebote etc. Kurzzeitig folge ich bei Bedarf aktuellen Hashtags, z.B. während eines Barcamps. Bei Facebook folge ich übrigens praktisch nur Personen, keinen Marken.
• Abonniertes ein- bis zweimal täglich: Inzwischen ist Feedly der Feedreader meiner Wahl. Dort habe ich nerd-haft viele Blogs abonniert und in thematisch sortierte Ordner gepackt. Habe ich wenig Zeit, werden einzelne Ordner ignoriert bzw. gleich als gelesen markiert. Sehr praktisch ist aus meiner Sicht, dass dort auch Ergebnisse eines einfachen Online-Monitorings zu sehen sind: Die per Google bzw. Talkwalker Alerts abonnierten Stichwörter müssen dank RSS nicht die Mailbox verstopfen. Und natürlich ist Feedly auf all meinen Endgeräten installiert.
• Auch ein- bis zweimal täglich: Mit einer eigenen Mailadresse habe ich ein paar wenige Newsletter abonniert, und ich bekomme via Nuzzel täglich eine Zusammenfassung, welches die fünf Top-Links meines Twitter-Netzwerkes am Vortag waren. Ob ich diesen Dienst langfristig nutze, weiß ich noch nicht.

Bisher habe ich jedoch nur gelesen. Die Frage ist, wie ich Informationen wiederfinde. Dabei kann es sein, dass ich mir einen längeren Beitrag für späteres Lesen vormerken möchte, oder ich will einen Beitrag auch in ein paar Tagen oder gar Monaten wieder finden. Für mich ist das Social Bookmark-Archiv (hier: Diigo) das Herz dieses Wissensmanagements. Dabei ist mir wichtiger, alles an einem Ort zu haben, als möglichst viele – vielleicht bequemere Tools zu nutzen.

Damit aber alles an einen Ort kommt, benötige ich Webautomation (Wohlgemerkt: Webautomation zum Publizieren ist für mich weitgehend tabu!)  Mit Hilfe von IFTT habe ich festgelegt, in die Social Bookmarks kommen

• auf Twitter gefavte Beiträge
• auf Facebook von mir geteilte Beiträge, die einen Link besitzen
• in Feedly mit einem Lesezeichen markierte Beiträge
• individuell per Bookmarklet Markiertes, das mir beim Browsen unterkommt.

Das bedeutet in der Folge leider, dass ich alle paar Tage im Bookmark-Archiv nacharbeiten muss: Unnötig Gespeichertes fliegt wieder raus, das andere wird verschlagwortet und im Idealfall kurz zusammengefasst.

Unrunde Abläufe

Obwohl ich ständig versuche, solche Routinen zu optimieren, bin ich nie ganz zufrieden. So ist beispielsweise sehr schön, dass Facebook mittlerweile das Speichern von Links erlaubt – dummerweise muss ich diese jedoch manuell in meine Social Bookmarks übernehmen. Und wenn ich mit dem Smartphone-Browser etwas Interessantes entdecke, so bekomme ich auch dies noch nicht bequem in Diigo gespeichert. Hier helfe ich mir mit der Leseliste des Browsers, die mir später auch am Schreibtisch zur Verfügung steht.

Wie gesagt: Es gibt keinen besten Weg, und jede/r muss entsprechend der eigenen Anforderungen überlegen, wie sie/er aus den vielen, vielen Informationen das beste herauszieht – auch, um später eigene Beiträge leisten zu können oder diese für eine andere Aufgabe im Berufsalltag verfügbar zu haben.

Hinweise zu ganz anderen Ansätzen oder Ergänzungen sind deshalb wie immer willkommen.

Neue Abläufe (Update, 28.2.2019)

Vier Jahre später: Was hat sich seitdem getan?

Grob gesagt, sind meine Abläufe weitgehend dieselben geblieben. Allerdings gibt es zwei wichtige Veränderungen, wenn es um die Plattformen geht:

• Facebook nutze ich praktisch nicht mehr, stattdessen hilft mir LinkedIn beim Finden interessanter Themen.
• An die Stelle des Bookmarkingdienstes Diigo ist das aus der Schweiz stammende Refind getreten. Hier ist in meiner Wahrnehmung die Community-Funktion stärker: Ich lege dort nicht nur Interessantes ab, sondern entdecke sehr viel, indem ich Themen und Personen folge, und vor allem: Es gibt geschlossene Nutzergruppen, die ich mit Studierenden oder anderen Teams nutze (ausführlicher hab ich Refind hier beschrieben)

Weitergehende Lesetipps

• Für die, die mit eigenen Beiträgen loslegen möchten, sei noch auf die Blogparade „Richtig bloggen“ verwiesen.
• Vor längerem (2007) habe ich schon mal einen ähnlichen Artikel geschrieben und Wege durch das Netz für Wissensarbeiter zu bahnen versucht.
• Zu Twitter in der Lehre gibt’s auch einen kleinen Erfahrungsbericht.
• Studierende, die die PR-Fundsachen im letzten Jahr gepflegt haben, haben gerade eben Bilanz gezogen.